Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales establecidos por el SRI y representa al equivalente virtual de la factura física. El proceso de facturación electrónica trata que todos los procesos contables y administrativos se lleven electrónicamente, es decir, que ya no se imprima en papel una factura.

2. ¿Qué validez legal tiene una factura electrónica?

El documento virtual cumple con todos los requisitos legales por tanto tiene la misma validez que el documento físico. Estos documentos llevan una firma digital que asegura su autenticidad e integridad.

3. ¿Por qué ingresar al mundo de la facturación electrónica?

El qué su empresa ingrese al mundo de la factura electrónica conlleva a las siguientes ventajas además de cumplir con los actuales requerimientos del SRI:

• Envío y recepción instantánea de la factura.
• Ahorro en el gasto de papelería.
• Ahorro en costos de outsourcing de equipos y suministros de impresión.
• Ahorro en mensajería para la entrega de la factura.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios y costos de almacenamiento de documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

4. ¿Qué necesito para que mi empresa facture electrónicamente?

Para que una empresa facture electrónicamente deberá calificarse ante el SRI como Emisor de Documentos Electrónicos este proceso de calificación implica la adaptación de su Sistema Contable o ERP para permitir la configuración y autogeneración de números de facturas y documentos contables en general en un formato .xml. Adicionalmente se requiere la obtención de un token que contendrá la firma digital que identifica al facturador.

5. ¿Qué sucede con mis clientes que no deseen recibir una factura electrónica?

El proceso de facturación electrónica permite una coexistencia entre la facturación tradicional y la emisión de facturas digitales de tal forma que sus clientes que no deseen recibir una factura electrónica seguirán recibiéndola en papel.

6. ¿Cómo recibirá mi cliente una factura electrónica?

Una vez generada la factura en su ERP se enviará de forma automática un mail a su cliente notificándolo que ha recibido una factura.

7. ¿De qué modo me garantiza que a la cuenta electrónica del cliente le llegó la factura?

Es posible que el cliente no reciba su factura de inmediato debido a problemas como:

• Se configuró una dirección de email errónea o inexistente.
• La bandeja de correo del cliente este llena.

Para controlar esto existe un control mediante usuario y clave con el cual el cliente visualiza su factura y el mismo además sirve para llevar un control de si el documento ha sido recibido, una vez efectuado este proceso existen 2 esquemas de notificación al facturador:

• Se recibe un mail de respuesta desde el servidor hacia la cuenta del administrador o persona designada por cada factura recibida.
• Mediante la opción de reportes se recupera un listado de facturas recibidas o pendientes desde la aplicación web del facturador.

Adicionalmente mediante un valor parametrizable en las configuraciones iniciales de la aplicación, el servidor realiza una verificación periódica de facturas pendientes de recepción y las reenvía automáticamente.

8. ¿Si existiera errores que tipo de soporte brinda ESDINAMICO?

UEl nivel de soporte depende del paquete contratado en el cual los niveles de servicios pueden alcanzar 24/7, el soporte incluye:

• Asesoría legal y técnica para calificarse ante el SRI como emisores electrónicos.
• Soporte de implementación y puesta en producción.
• Soporte posproducción.
• Soporte sobre errores.
• Acceso a nuevos releases o versiones.
• Solicitud de restore de archivos.

9. ¿Donde se almacenan estas facturas digitales?

Usted tiene la opción de almacenar sus facturas digitales en el data center de ESDINAMICO, se realizan respaldos incrementales, y totales, diaria y semanalmente los que asegurará la disponibilidad de sus archivos.

10. ¿Dónde está el data Center de ESDINAMICO?

Existe un sistema de redundancia con servidores en Quito y en Estados Unidos los cuales cumplen con rigurosas normas de seguridad.

11. ¿Cuál sería el esquema para yo poder almacenar la información?

Si se contrata el Data Center de ESDINAMICO como repositorio virtual de facturas, la aplicación web instalada en el Facturador poseerá la opción de descarga individual o masiva, o se puede solicitar a ESDINAMICO la información de determinado rango de facturas en un medio digital (CD / DVD) con un recargo extra a la factura del mes.

El almacenamiento en nuestro data center es transparente al usuario se realiza por conexiones seguras vía internet.

12. ¿Cuando un usuario entra en mi portal para bajar la factura electrónica, o cuando le llega al cliente en que formato llega?

e-billing genera 2 tipos de archivos:

• 1 .zip que contiene un archivo formato XML más el archivo de firma.
• Un archivo HTML para cada documento contable (facturas, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retención y guías de remisión) el mismo que es exactamente igual en apariencia a su factura física actual.

13. ¿Cómo se integra e-billing a mi sistema contable?

Si la empresa ya es considerada ante el SRI como Autoimpresor el proceso técnico para ser considerado Emisor Electrónico es 90% similar, en el caso de que no sean auto-impresores el proceso consiste en modificar el ERP o sistema contable para que acepte configuraciones de inicialización de: secuenciales o rangos de facturas, números de autorizaciones, etc. y al momento de emitir una factura se genera un archivo xml equivalente que es el que ebilling firmará y enviará. Por lo cual el asiento contable se creó en el sistema antes de que e-billing intervenga en el proceso.

14. ¿Donde consigo asesoramiento para temas técnicos y legales para poder ser Facturador Electrónico?

ESDINAMICO ofrece asesoramiento y lo acompañará durante todo este proceso para asegurar una implementación exitosa.

15. ¿Qué inversión necesito para implementar en mi empresa una solución de factura electrónica?

e-billing está disponible es varios paquetes que se ajustan a sus necesidades desde la versión PYMES hasta la versión Enterprise, para más información contáctenos a ventas@esdinamico.com

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